Quy trình Sale
VGPS-CAR4G
Từ tìm khách, tư vấn, chốt đơn đến lắp đặt, đối soát và gia hạn. Dành cho sale mới và toàn đội, đọc khoảng 15 phút.
- Nắm 4 giai đoạn của quy trình
- Lên đơn đúng cho 2 nhánh
- Biết bàn giao cho ai, khi nào
- Theo dõi 2 chỉ số của sale
Bức tranh tổng trong 1 phút
4 giai đoạn, 13 đầu việc. Sale phụ trách chính từ tìm khách đến lên đơn; các bộ phận khác nhận bàn giao từ sale.
Tìm khách & tiếp nhận
Có khách và có số điện thoại
Xử lý đơn & thu tiền
2 nhánh: gửi hàng, lắp tại Hà Nội
Sơ đồ tổng quy trình
Mỗi làn màu là một bộ phận. Sau bước 5, đơn đi theo nhánh gửi hàng hoặc lắp tại Hà Nội rồi gộp lại ở kế toán. Nét đứt: KTV call video khi khách cần.
Vuốt ngang để xem hết sơ đồ.
Chi tiết từng bước
Bấm vào từng bước để xem mục tiêu, việc cần làm, bàn giao cho ai và lưu ý.
Tìm khách & tiếp nhận
Có khách và có số điện thoại
1aChạy Ads FacebookMarketing
Cần làm
- Viết content cho sản phẩm CAR4G
- Chạy quảng cáo, kéo tin nhắn về Fanpage
- Theo dõi chi phí và số tin nhắn theo chiến dịch
Bàn giao
Tin nhắn vào Fanpage → Sale trực page
Lưu ý
- Sale nên báo lại Marketing hàng tuần: khách nào là khách thật, câu hỏi nào khách hay hỏi.
1bXây trang cá nhân FB, ZaloSale
Cần làm
- Xây dựng trang cá nhân Facebook, Zalo chỉn chu
- Đăng bài về sản phẩm, lắp đặt thực tế
- Chủ động kết bạn, tìm khách tự nhiên
Bàn giao
Khách nhắn tin, kết bạn → bước 2
Lưu ý
- Ghi rõ nguồn “Kênh cá nhân” khi nhập data để đo được kênh này.
2Tiếp nhận tin nhắn, xin SĐTSale
Cần làm
- Phản hồi tin nhắn nhanh
- Hỏi nhu cầu: loại xe, số xe, khu vực
- Xin số điện thoại khách
Bàn giao
SĐT khách → bước 3
Lưu ý
- Chuẩn đề xuất: phản hồi trong 5 phút, xin được SĐT trong 3 lượt nhắn.
3Nhập data vào Google SheetSale
Cần làm
- Mỗi khách một dòng
- Ghi nguồn: Ads hay kênh cá nhân
- Ghi loại xe, số xe, khu vực, trạng thái
Bàn giao
Danh sách khách để khai thác
Lưu ý
- Nhập ngay sau khi có SĐT, không để cuối ngày mới nhập.
Tư vấn & chốt đơn
Biến khách quan tâm thành đơn
4Tư vấn, báo giáSale
Cần làm
- Gọi điện hoặc nhắn Zalo tư vấn chi tiết
- Gửi báo giá VGPS-CAR4G
- Hẹn ngày chạm lại nếu khách chưa quyết
Bàn giao
Báo giá đã gửi → bước 5
Lưu ý
- Luôn báo giá theo bảng giá chính thức của công ty.
5Chốt đơnSale
Cần làm
- Chốt đơn với khách
- Hỏi rõ: gửi hàng hay lắp tại Hà Nội
- Chưa chốt: chuyển trạng thái nuôi, hẹn chạm lại
Bàn giao
Đơn chốt → nhánh A hoặc B
Lưu ý
- Chọn đúng nhánh ngay khi chốt để lên đơn đúng quy trình.
Xử lý đơn & thu tiền
2 nhánh: gửi hàng, lắp tại Hà Nội
6ANhánh A · Lên đơn gửi hàngSale
Cần làm
- Lên đơn trên web quản trị (bán hàng + lắp đặt)
- Điền thông tin đơn lên Google Sheet
- Không cần báo nhóm Zalo
Bàn giao
Đơn đã lên → đối tác vận chuyển
Lưu ý
- Thông tin trên web và Sheet phải giống nhau: tên, SĐT, địa chỉ, sản phẩm, giá.
7ANhánh A · Gửi ship, thu CODĐối tác vận chuyển
Cần làm
- Bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển
- Đơn vị vận chuyển giao và thu hộ COD
- Khách tự lắp hoặc ra gara lắp: không cần KTV
- Tiền COD chuyển về công ty
Bàn giao
Tiền COD → Kế toán đối soát
Lưu ý
- Sale theo dõi đơn đến khi khách nhận hàng thành công.
7A+Nhánh A · Nếu cần: KTV call video hướng dẫn lắpKỹ thuật (KTV)
Cần làm
- Khách báo không tự lắp được
- Hẹn lịch call video với kỹ thuật
- KTV gọi video hướng dẫn khách lắp từng bước
- Kiểm tra thiết bị hoạt động sau khi lắp
Bàn giao
Đơn hoàn thành; tiền vẫn thu COD
Lưu ý
- Báo trước khách chuẩn bị điện thoại có camera, đủ sáng khi call video.
6BNhánh B · Lên đơn + lịch lắpSale
Cần làm
- Lên đơn trên web quản trị (bán hàng + lắp đặt)
- Điền thông tin đơn lên Google Sheet
- Gửi thông báo lên nhóm Zalo
- Thêm: lên lịch lắp đặt trên web quản trị
- Hẹn lịch với kỹ thuật
Bàn giao
Lịch lắp → KTV
Lưu ý
- Xác nhận lại giờ hẹn với khách trước ngày lắp.
7BNhánh B · KTV lắp, thu tiền trực tiếpKỹ thuật (KTV)
Cần làm
- KTV đến nhà khách lắp thiết bị
- Thu tiền trực tiếp từ khách
- Nộp tiền, báo hoàn thành
Bàn giao
Tiền KTV thu → Kế toán đối soát
Lưu ý
- Sale nắm được đơn nào đã lắp xong để cập nhật trạng thái.
Đối soát & sau bán
Tiền khớp, khách ở lại lâu dài
8Kế toán đối soátKế toán
Cần làm
- Khớp tiền COD với đơn gửi hàng
- Khớp tiền KTV nộp với đơn lắp
- Báo sale đơn thiếu tiền, lệch tiền
Bàn giao
Đơn đã thu đủ tiền → CSKH
Lưu ý
- Sale hỗ trợ kế toán khi có đơn lệch: kiểm tra lại với khách.
9CSKH: gia hạn, bảo hànhCSKH
Cần làm
- Theo dõi ngày hết hạn thuê bao
- Liên hệ khách gia hạn trước khi hết hạn
- Tiếp nhận, xử lý bảo hành
Bàn giao
Khách gia hạn, ca bảo hành đã xử lý
Lưu ý
- Khách hỏi bảo hành, gia hạn → sale chuyển cho CSKH.
2 nhánh xử lý đơn
Khi chốt, hỏi khách: gửi hàng (khách tự lắp hoặc ra gara, KTV call video nếu cần) hay lắp tận nơi tại Hà Nội?
Gửi hàng
Khách tự lắp hoặc ra gara lắp; KTV call video nếu cần
- Lên đơn web quản trị, Google Sheet (không báo Zalo)
- Gửi ship qua đối tác, thu hộ COD
- Khách tự lắp hoặc ra gara lắp
- Nếu khách cần: KTV call video hướng dẫn lắp
Lắp tại Hà Nội
KTV đến tận nơi lắp đặt
- Lên đơn web quản trị, Google Sheet, báo nhóm Zalo
- Thêm lịch lắp đặt trên web quản trị
- Hẹn lịch với kỹ thuật
- KTV lắp tại nhà khách
| A · Gửi hàng | B · Lắp tại Hà Nội | |
|---|---|---|
| Lên đơn web quản trị (bán hàng + lắp đặt) | Có | Có |
| Điền Google Sheet | Có | Có |
| Báo nhóm Zalo | Không | Có |
| Lịch lắp đặt trên web + hẹn KTV đến nhà | Không | Có |
| Ai lắp | Khách tự lắp hoặc ra gara; KTV call video nếu khách cần | KTV Huy / CTV tại nhà khách |
| Thu tiền | Đối tác vận chuyển thu hộ COD | KTV thu trực tiếp |
| Tiền về | Kế toán đối soát cả hai nhánh | |
Ai làm gì
6 bộ phận và đối tác cùng tham gia. Dòng cuối mỗi thẻ cho biết khi nào sale cần liên hệ.
Tạo nguồn khách qua quảng cáo
- Viết content CAR4G
- Chạy, tối ưu Ads Facebook
Biến khách tiềm năng thành đơn
- Tìm khách, xin SĐT, nhập data
- Tư vấn, báo giá, chốt
- Lên đơn web quản trị, Sheet; báo Zalo với đơn lắp
Lắp đặt và hướng dẫn lắp
- Lắp tại nhà khách ở Hà Nội
- Call video hướng dẫn khi khách gửi hàng cần hỗ trợ
Giao hàng cho khách ở xa
- Giao hàng, thu hộ COD
- Chuyển tiền COD về công ty
Giữ tiền và số liệu khớp nhau
- Đối soát COD, tiền KTV
- Chốt doanh số tháng
Giữ khách sau khi mua
- Nhắc gia hạn thuê bao
- Xử lý bảo hành
Ma trận trách nhiệm
Mỗi bước chỉ có một bộ phận làm chính. Các dòng tô nền là việc sale làm chính.
| Bước | Marketing | Sale | Đối tác vận chuyển | Kỹ thuật (KTV) | Kế toán | CSKH |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1a Chạy Ads | Làm chính | Phối hợp | ||||
| 1b Trang cá nhân | Làm chính | |||||
| 2 Tiếp nhận, xin SĐT | Làm chính | |||||
| 3 Nhập data | Làm chính | |||||
| 4 Tư vấn, báo giá | Làm chính | |||||
| 5 Chốt đơn | Làm chính | |||||
| 6A Lên đơn gửi hàng | Làm chính | Phối hợp | ||||
| 7A Gửi ship, thu COD | Phối hợp | Làm chính | ||||
| 7A+ Call video (nếu cần) | Phối hợp | Làm chính | ||||
| 6B Lên đơn, lịch lắp | Làm chính | Phối hợp | ||||
| 7B KTV lắp, thu tiền | Làm chính | Phối hợp | ||||
| 8 Đối soát | Phối hợp | Làm chính | ||||
| 9 Gia hạn, bảo hành | Phối hợp | Làm chính |
Chỉ số sale cần theo dõi
Số liệu tháng 9/2026; mục tiêu là mức đề xuất.
Cứ 100 tin nhắn, xin được bao nhiêu số điện thoại. Cải thiện ở bước 2.
Cứ 100 khách có SĐT, chốt được bao nhiêu đơn. Cải thiện ở bước 4, 5.
Thuật ngữ
Các từ hay gặp trong quy trình.
